Wirtualne biura – co to takiego ?

Wirtualne biura to bardzo ciekawy rodzaj nieruchomości, stanowiący typową sytuację win-win a w szczególności bardzo dużo korzyści dla użytkowników – klientów takiego biura.

Jest to również przykład modnego dziś trendu sharing economy.

Siedziba firmy, czyli szukamy dobrego adresu

W teorii każdy adres jest dobry na siedzibę firmy czy spółki. Działalność gospodarczą bez trudu można zarejestrować pod adresem własnego mieszkania, o ile takowe posiadamy a jeśli nie to zawsze można wynająć pokój w biurowcu.

Tyle teorii – w praktyce okazuje się jednak, że życie jest bardziej złożone.

Wirtualne biura odpowiadają właśnie na ten problem – problem z wyborem właściwego adresu na siedzibę firmy, spółki, działalności gospodarczej a czasem także fundacji czy stowarzyszenia.

Największym plusem biur wirtualnych jest ich niebywale niska cena – sprawdź cennik https://www.biurowirtualnewarszawa.pl/wirtualne-biuro-cennik.html

Wobec tego, że cena jest elementem w zasadzie pomijalnym, chociażby na tle składek ZUS, które od dawna wynoszą ponad 1000 zł miesięcznie dla typowego jednoosobowego przedsiębiorcy, wirtualne biuro świetnie zastępuje siedzibę firmy w mieszkaniu czy tanim biurze.

Czym jest zatem wirtualne biuro ? Czy to tylko wirtualny adres ?

Na szczęście współczesne wirtualne biura to nie tylko wynajem adresu na siedzibę firmy, ale potrzebna do prowadzenia firmy infrastruktura.

Oczywiście adres do rejestracji firmy to podstawowe zadanie biura wirtualnego, ale już od pierwszych dni po zmianie adresu spółki czy działalności zaczynają przychodzić listy zwykłe i polecone, kierowane do każdego zarejestrowanego pod adresem wirtualnego biura podmiotu.

Odbiorem korespondencji w zastępstwie przedsiębiorcy zajmuje się wirtualny sekretariat.

Listy są nie tylko odbierane, ale od razu po ich odbiorze jest posyłany email lub również SMS z informacją o typie listu ( zwykły lub polecony ) oraz jest podana informacja o jego nadawcy.

Obsługa powiadomień odbywa się w czasie realnym – tuż po wyjściu listonosza z biura wirtualnego. Jest to więc bardzo duża korzyść dla przedsiębiorcy i najprawdopodobniej dałoby się tę korzyść przeliczyć na punkty procentowe PKB lub miliony złotych, gdyż w tym czasie gdy pracownicy wirtualnego biura czekają na listonosza lub odbierają korespondencję to przedsiębiorca może zająć się swoim biznesem.

Wirtualne biuro to wirtualny sekretariat czy coś więcej ?

Oprócz wirtualnego sekretariatu wirtualne biuro musi posiadać sale do spotkań. Nie jest to nawet wymóg klientów, ale urzędników urzędu skarbowego.

Sale oprócz tego, że przydają się w czasie ewentualnej kontroli skarbowej to dopełniają definicję siedziby firmy.

W Polsce siedziba firmy doczekała się stety lub niestety definicji, która niekoniecznie współgra z obecną cyfrową gospodarką, szczególnie podczas pandemii COVID, w której to gospodarce co raz więcej rozmów odbywamy za pomocą wszelkiego typu komunikatorów internetowych a nie spotkań realnych.

Niestety w definicji urzędu skarbowego siedziba firmy jest wtedy, gdy zarząd przedsiębiorstwa ma możliwość zebrać się pod adresem siedziby i podjąć kluczowe decyzje dla swojego przedsiębiorstwa. W przypadku braku zastania zarządu w siedzibie, musi w tejże siedzibie być ktoś, kto ma ciągły kontakt z zarządem.

Na całe szczęście wirtualne biura np. firmy VSL-System spełniają te rygorystyczne definicje i pod adresem siedziby znajdują się sale do spotkań oraz wspomniany wyżej wirtualny sekretariat.

Wobec tego wirtualne biuro to nie tylko wirtualna siedziba lecz realne pomieszczenia pod realnym adresem. Warto tu wspomnieć, iż VSL-System bardzo skrupulatnie dobiera same adresy na wirtualne biuro. Są to warszawskie adresy podlegające pod urząd skarbowy z dzielnicy Śródmieście w Warszawie, adresy położone w starych, zabytkowych kamienicach, w których jest masa firm, co widać już na wejściu do kamienicy, gdyż przy zabytkowej bramie znajduje się spora ilość szyldów firmowych oraz kancelarii prawnych.